Co by měl umět manažerský informační systém v oblasti plánování

Paradoxně, je to jako na prvním rande - o tom, co má být hlavním cílem, se jaksi nemluví. Takže naplno a pro všechny:

základním účelem, pro který má smysl utrácet peníze za specifické softwarové řešení v případě MIS, je podpora, automatizace a v konečném důsledku především zrychlení procesu tvorby plánu - pro dodavatele MIS vždycky ta problematičtější stránka nabídky.

Dnes víc jak dříve platí, že různé zobrazovací techniky a ostatně i analytické metody (což jsou dodavateli nejčastěji zdůrazňované funkce MIS) mohou být pokryty řadou nástrojů, z nichž některé ani nemusíte kupovat. Naproti tomu, plánování v dynamických podmínkách je stále náročnější, ačkoli na přípravu skutečně smysluplného plánu je méně a méně času. V následujícím textu jsme pro tento případ připravili základní přehled funkcí, kterými vám může správně volený MIS výrazně usnadnit život.

Napadá vás nějaká další? Rádi ji na základě vašeho podnětu doplníme:

1. MIS zachycuje, spravuje a udržuje tzv. plánovací model, tj. způsob, jakým je vytvářen obchodní plán společnosti, s maximální úrovní automatizace.

Zadávána - a zároveň automatizovaně kontrolována na přípustnost – by měla být jen data, která není možno odvodit výpočtem z údajů již zadaných, nebo jinak v systému zachycených (např. očekávaná výše pohledávek bude v MIS automaticky generována z tržeb na základě vysledovaných platebních lhůt, materiálovou nebo mzdovou náročnost lze spočítat z charakteristik typických reprezentantů apod.). Zároveň je řízen a kontrolován postup přípravy (může jít třeba o roční plán, připravovaný k určitému datu, nebo o každoměsíčně se opakující klouzavý plán na určitý počet měsíců dopředu), zajišťující postupné zadávání těchto dat jednotlivými odpovědnými osobami tak, aby nebyly porušeny příslušné logické návaznosti: od plánu prodeje přes přímé náklady, oběžná aktiva a pracovní kapitál až po doplnění plánu investic a střediskových rozpočtů nepřímých nákladů.

2. MIS umožňuje sestavit a udržovat plánová data v identických strukturách

(např. uspořádání reportů, účetních středisek, segmentů a sektorů trhu, volba časových úseků, měn, definice vzorců pro ukazatele, kontrolní součty apod.) a za použití identických parametrů ( např. skladové ceny, měnové kurzy), v jakých je zachycována skutečnost, a to i v několika různých variantách (např. volba pevného nebo proměnného kurzu EUR/CZK), přičemž změna na straně sledování skutečnosti (např. zařazení účetního střediska pod jiný úsek) vyvolá automaticky i stejnou změnu v pohledu na data plánu. Změna struktur a parametrů se tak provádí jenom jednou na jediném místě pro plán i skutečnost a nehrozí jakákoli nekonzistence.

3. MIS podporuje vytvoření plánovacího modelu pro budoucí období na bázi přenesení historických dat

(skutečnost nebo plán minulých období), a to s co možno nejširší paletou nástrojů pro jejich kombinaci a modifikaci (např. plán prodeje pro budoucí období lze vytvořit pro první čtyři měsíce automatickým přenosem skutečných prodejů loňského roku, pro další tři měsíce automatickým přenosem plánovaných prodejů letošního roku, povýšených o 10% a pro posledních pět měsíců doplněním konkrétních originálně připravených dat letošní prognózy).

4. MIS podporuje automatizované vytvoření rozpadů skupinově zadaných plánových dat na detailní úroveň

(např. údaj o prodeji v určitém regionu v rozpadu na jednotlivé produkty) podle zadaných klíčů nebo váhových faktorů, odvozených obdobně jako v předešlém bodě z historických dat a naopak, při změně libovolného detailu automaticky aktualizuje také veškeré součty, resp. jiné výpočty tento detail využívající.

5. MIS umožňuje plánování dlouhodobých cílů, projektů a strategických ukazatelů

v některé z obecně akceptovaných metodik (např. BSC), zajišťujících jejich návaznost na operativní řízení. V případech, kdy jsou strategické ukazatele definovány na základě operativně dostupných dat, realizuje MIS také příslušný automatický výpočet.