Svět kolem nezměníš, ale svůj přístup ano

Práce v nákupu se v posledních letech dramaticky proměnila. Před několika lety se na obdobných setkáních řešilo, jak vůbec obhájit pozici nákupu před vedením. Práce nákupčích byla často ryze kancelářská a spočívala v trávení času mezi počítačem a šanony plnými papírových objednávek a faktur. Jenže pak přišel covid. Všichni museli na home office a šanony nebyly při ruce. Schůzky se přesunuly do onlinu a pracovní prostředí se digitalizovalo. Místo návratu do „normálu“ pak přišla válka na Ukrajině, vysoká inflace a obrovský růst cen energií. Jestli oddělení nákupu pár let zpátky trápil nedostatek pozornosti, nyní už si na něj rozhodně nemohou stěžovat. Jenže jak se s tím popasovat?

Úvodní speaker konference Martin Zelinka ze Siemens Energy radí přestat se stresovat faktory, které nemohu ovlivnit a naopak se soustředit na to, co změnit mohu. Naše prožívání je určeno tím, jak na situaci koukám, ne tím, co se děje. Nezměním válku, neovlivním ceny surovin ani lidi ve výrobě, ale můžu změnit sebe a svůj tým.

Dnes platí víc než kdy dřív, že vztahy s dodavateli jsou základem pro dobře fungující a efektivní nákup. Musíme znát své dodavatele, vědět, jak u nich vypadá výroba nebo kolik jim zrovna vypadlo zaměstnanců. A to nelze udělat jinak, než dojet za nimi do výroby a vidět, jak fungují. Je nutné se posunout z komfortní zóny od počítače a naučit se vyjednávat, řešit krize a nepříjemné situace. A s tím nám žádná umělá inteligence ani do budoucnosti nepomůže.

Co ještě mohu já a můj tým změnit? Z měkkých dovedností je rozhodně velkým tématem dneška soustředění. Jsme  prakticky non-stop vystaveni displejům a to náš mozek nutí přepínat mezi tématy a přeskakovat. Pak se přestáváme soustředit a nemáme tzv. “hlubokou práci”. Náš den často vypadá tak, že mám rozdělaných tisíc věcí, běhám mezi schůzkami, odepisuji na maily a na konci dne zjistím, že jsem vlastně nic neudělal/a. Je dokázané, že multitasking nefunguje a přeskakování vede ke stresu. Víte, že člověk se průměrně kouká 77x denně na mail? A to jen tak, pro jistotu. Neurotici dokonce 100x. Dokážete si spočítat, kolik času to zabere ročně. Proto si vyčleňte pracovní bloky, kdy se budete soustředit jen na práci a nebudete koukat kolem. Pomoci může režim soustředění, který lze zapnout na některých zařízeních, případně na to existuje spousta aplikací.

Automatizace udělat nejde aneb “takhle jsme to dělali vždycky”

Jak už bylo zmíněno, pracovní prostředí nákupních týmů se digitalizovalo. Odstartoval to covid, kdy papíry prostě nešlo předat osobně. Ale prosazování nejen automatizace, ale obecně jakýchkoliv změn ve firmách je oříšek, který je tu od nepaměti. Štěpánka Hanáková Hanušová má čerstvou zkušenost z automatizace nákupu ve FORTUNA Group. Základem je podle ní kvalitní  a flexibilní informační systém, který se dá jednoduše upravovat a ohnout potřebám firmy. Protože slovy Štěpánky “robustní má být káva, popřípadě zákaznická báze, ale ne systém.” Ale zpátky k lidem: když přichází změna, přichází i škarohlídství. Proto je nutná kvalitní komunikace. Mnoho firem, a zvlášť velkých korporací, je přesyceno vnitřní komunikací. Mezi nabídkami slev do fitness center nebo sojového mléka v kantýně důležité zprávy zapadnou. A tak je často mnohem efektivnější komunikovat změny napřímo s těmi, komu je potřebuji sdělit. Zkrátka hezky po staru zvednout telefon a vysvětlit jim to. Pokud je ke změnám obecná nevole, je dobrou cestou soustředit se na tzv. early adapters, kteří technologické novinky vítají a rádi zkoušejí. Je důležité je identifikovat a udělat z nich ambasadory změny. Obecně jich je ve společnosti 13%, proto je pravděpodobné, že i Vy je ve firmě máte. Jakkoliv to zní nadneseně, tak zavádění změn do pracovních kolektivů můžeme přirovnat ke známým fázím truchlení: popírání - hněv - smlouvání - deprese - smíření se se skutečností. Což nám dává naději, že ve výsledku se změna povede prosadit. Alespoň do doby než přijde změna nová.

Všudypřítomná AI

Určitě znáte ten vtip s různými obměnami, že něčeho je tak moc, že to na Vás vykoukne i z lednice. U tématu umělé inteligence to platí bez výhrad. Nebyl snad jediný řečník, který by AI nezmínil. Barbora Brabcová mu přímo věnovala celý workshop. Ačkoliv je téma tak rozsáhlé, že by vydalo na celou sérii článků, pojďme si říct alespoň několik základních tipů.

• Na trhu je mnoho nástrojů. Aktuálně nejznámějším je pravděpodobně ChatGPT od OpenAI, který je pravděpodobně i nejkomplexnějším a kromě textu generuje i obrázky.
• Dalším nástrojem je Gemini od Googlu, který je výborný na generování tipů a nápadů.
• Dále můžete vyzkoušet Perplexity, které má tu výhodu, že k výsledku vyhledávání přidává odkazy na internetové zdroje.
• Velké ambice pro pracovní využití má Microsoft, který nabízí copiloty přímo do kancelářských aplikací jako je Word, Excell nebo Outlook.
• Chcete mít na stránkách videa aniž byste všechny museli namlouvat? Zkuste HeyGen, který Vám vytvoří avatara téměř k nerozeznání od Vás.
• AudioPen je šikovný nástroj na převod hlasu na text, jehož hlavní vychytávkou je to, že pomocí AI umí text rovnou stylizovat do požadovaného tónu.

Základem je se naučit, jak si s chatbotem povídat

Zadání, které chatbotu dáváte, se nazývá prompt. Vždy je dobré v něm zmínit, jakou máte roli, co od něj chcete, kontext s veškerými informacemi doplňujícími zadání a také tón, ve kterém má být výsledek vypsán. Dobře napsaný prompt může výsledek posunout kvalitativně úplně jinam. Sami jistě uhádnete, který z následujících promptů nám vrátí kvalitnější výsledek:

1. “Jak přemluvit dodavatele k udržitelnosti?”
2. "Jsem nákupčí ve výrobní firmě. Pomoz mi napsat formální a motivující e-mail dodavateli, ve kterém ho přesvědčím, aby přijal udržitelnější postupy. Ráda bych zdůraznila, jak udržitelné chování může přinést dlouhodobé výhody, včetně zlepšení reputace, úspor nákladů a pozitivního dopadu na životní prostředí. Navíc bych chtěla navrhnout konkrétní kroky, jako je používání ekologických materiálů a snížení emisí. Měj na paměti, že chceme udržet pozitivní a partnerský vztah."

Přijde Vám sepsání podobného promptu příliš zdlouhavé? I s tím si můžete nechat pomoci. Požádejte chatbota, aby Vám vytvořil i ten promt. Třeba ten výše zmíněný vznikl na základě tohoto požadavku:

• “Jsem manažer nákupu ve výrobě a chci napsat email pro dodavatele, kde ho chci přemluvit k udržitelnému chování. Jak mám co nejlépe postavit prompt pro ChatGPT?”

Často debatovanou otázkou je, zda se vyplatí být na chatbota “hodný”. Odpovědí je, že ano. Je dokázané, že “prosím” na chatbota opravdu “zabírá”, už jen tím, že se naladí určitý tón komunikace, ve kterém pokračuje.

V nákupních odděleních se přímo nabízí nechat si od umělé inteligence poradit se smlouvami. Zde ale pozor. AI si do češtiny překládá a většinou vychází z anglosaského práva, takže se smlouvami není úplně vhodné se na klasické nástroje obracet. Nicméně existuje web “Zákony mluví”, což je ChatGPT vytrénovaný na český zákonník.

Obecně je tedy nejlepší vyzkoušet nástroje všechny a porovnat si výsledky. Nechte si například od několika nástrojů vyhledat pět nejvyšších českých hor a schválně, co Vám vypíší. Určitě si všimnete, že výsledky nejsou spolehlivé a AI tzv. “kecá”. Nicméně pro generování nápadů, textů, bodů do prezentací to může být užitečný pomocník.

Efektivní nákup: Kombinace technologií a lidských dovedností je klíčem k úspěchu

Konference Efektivní nákup ukázala, že nákupní týmy čelí výzvám, které přicházejí zvenčí, ale jejich síla spočívá v tom, jak se s těmito výzvami dokážou vyrovnat. Digitalizace, automatizace a umělá inteligence hrají stále důležitější roli v každodenním fungování nákupních oddělení, avšak ani tyto nástroje nemohou nahradit klíčové lidské dovednosti jako je vyjednávání a budování vztahů s dodavateli. Budoucnost nákupu je tedy nejen v technologických inovacích, ale i ve schopnosti adaptovat se a aktivně měnit svůj přístup.